Quando condividiamo file con altre persone tramite la nostra email, lo facciamo allegando elementi singoli indipendentemente se sono in una cartella, sul desktop, ecc. Tuttavia, in certi casi potresti perdere troppo tempo facendolo in questo modo. Dovresti sapere come allegare e inviare una cartella in Gmail per essere più produttivo.
Potrebbe sembrare che questa procedura sia difficile perché apparentemente non c’è una funzione che permetta di condividere le cartelle. Fortunatamente Google ha pensato a questo, mettendo a disposizione sia Google Drive che le sue cartelle condivise.
Passaggi per allegare e inviare una cartella in Gmail
- Agruppa i documenti in cartelle compressate.
- Tutto ciò che devi fare è comprimere il contenuto della cartella e poi allegare la cartella in Gmail.
- La cartella compressa deve avere una dimensione inferiore a 25 MB
- Per comprimere la cartella devi semplicemente cliccare con il tasto destro su di essa.
- Sposta il cursore del mouse sull’opzione “Invia a” e seleziona l’opzione “Cartella compressa”.
- Verrà creato un nuovo file Zip nella stessa posizione con la tua cartella all’interno.
- Puoi selezionare più cartelle facendo clic su ciascuna cartella
- Ora per inviare la cartella tramite Gmail
- Seleziona la cartella Zip appena creata per allegarla in Gmail.
Se desideri trasferire più file o documenti contemporaneamente, è consigliabile disporli in una cartella. Prima di caricarli nell’email, devi comprimerli tutti utilizzando programmi come WinZip o WinRAR, sviluppati per questo scopo. Ci vorranno solo pochi secondi e eviterai di dover caricare file dopo file fino a quando saranno tutti pronti.
Un dettaglio da tenere presente è che se la cartella compressa pesa più di 25 MB, verrà condivisa come un link di Drive. Questo perché il limite di trasferimento di Gmail è di 25 MB, quindi se superi questo limite, Google opterà per creare un link specifico.
Drive, l’altra opzione
Oltre all’opzione di allegare e inviare cartelle tramite cartelle compressate, abbiamo l’opzione di Google Drive che si integra perfettamente con Gmail.
Se stai lavorando con qualcuno di fiducia e desideri avere un rapporto più diretto, puoi allegare e inviare le cartelle sfruttando il tuo account Google Drive, che è naturalmente integrato con quello di Gmail poiché appartengono alla stessa azienda.
Dovrai caricare la cartella nel tuo profilo, trascinando gli elementi al suo interno come fai di solito. Successivamente, seleziona la cartella in questione e vai a Condividi, inserendo l’indirizzo email del tuo collega. In questo modo, riceverà una email con le informazioni che gli permettono di accedere a quella cartella condivisa con te. Se deve apportare modifiche alla stessa, devi concedergli i permessi in base alla quantità di libertà che desideri concedere. Per le attività d’ufficio, le cartelle condivise sono più convenienti dei link.
